大量の名刺をデータ化するメリット
ビジネスにおいて「必須」とされていることの一つは、やはり「コミュニケーション」です。今では直接会わなくても会議ができる時代にはなりましたが、やはり重要な取引先やお世話になる人たちと直接顔を合わせて挨拶することはとても大切なことです。そこで必ずと言ってよほど行われているのが、「名刺交換」です。
会社に勤めている方のほとんどが自分用の名刺を持っていると思いますが、単に自分の名前や社名を相手に知らせるだけではなく、自分の所在を証明することによって相手に安心感を抱かせることや、保存できるので相手に覚えていてもらうことができる、という意味合いもあります。「交換」なので、相手方から受け取ったものも、きちんと保存しておかなければなりません。そのために、名刺が入るファイルケースなどを用いている方が多いでしょう。
しかし、いざ特定の人物を探そうとすると、よほどきちんと管理していないとどこに誰のものがあるか分からなくなったり、そもそも誰からもらっていて、誰からもらっていないか、分からなくなったりすることがあるでしょう。そこで誰もが明日から行えるのが、「名刺のデータ化」です。これはそのままの意味で、受け取った名刺を電子的なファイルに置き換えて管理することによって、今まで貰ったものを一元管理することができるようになります。そうすれば、分厚いファイルを一ページずつ探していく必要がなくなります。これには、非常に多くのメリットがあると言えます。ビジネス書類でもそうですが、何よりも大切なのは書類やデータをどう管理するかという点です。すぐに必要な書類が見つけられなければ時間を浪費することになりますし、仕事にも影響が出ます。データ管理するということは、そういった「無駄」を省く第一歩でもあります。
スマホやスキャナを使ってデータ化
では、具体的にどのようにしてデータ化することができるのでしょうか。自分でもすぐ出来る方法として、二つの方法が挙げられます。それは、スキャナを用いる方法、そしてスマートフォンを用いる方法です。要するに、電子的な写真データなどで取り込めれば良いので、行いやすい方法と言えます。特にスマートフォンの専用アプリケーションを用いる方法はとても便利です。紙を撮影するだけでデータ化してくれ、さらに記載されている名前や社名等を読み取ってくれるアプリケーションもあります。
本来は、それを相手方から受け取った時点で、あまり頻繁に見返す機会というのはありません。ですから、受け取った相手の役職が変わった時など、その情報を個人単位で、随時手作業で更新して行くのは至難の業です。しかし、データ化して一元管理できるなら、もうその手間をかける必要は無くなります。探したい人の名刺をすぐに探すことができて、逆に名前が曖昧な時もすぐに探し出すことができます。管理が簡単なので、データの更新も苦にならないのです。
当然その際は、プライバシーや個人情報の扱いには注意します。スキャナーによっては、読み取った情報が何らかの形で機器内に残ってしまうことがあります。情報漏えいという可能性を少しでも減らすために、設定や機器そのものを見直す必要があるかもしれません。これは、スマートフォンで名刺を管理する際も同様のことが言えるでしょう。特に個人情報の管理には注意し、その情報の扱いについて会社の規定がある場合、その規定に従う必要があります。
データ化で進むペーパーレス
名刺をデータ化すれば、本来必要としていた整理の時間が必要なくなりますので、時短になります。さらに、いつも連絡を取り合っている相手方なら良いのですが、たまにしか連絡を取らない相手先、または初めて仕事の連絡を行う相手の電話番号を知りたい、という時、基本的に書かれている情報は正確なので、その情報を頼りに連絡を行うことができます。相手方から、どこから連絡先を知ったのか聞かれた場合にも、名刺に記載されている旨を伝えることができます。
現代では、様々な仕事において「ペーパーレス」化が図られています。これによってコストを大幅に削減することができますし、様々な業務やデータの管理が大変楽になります。メールのやり取りによって、いちいち相手方に文章を送付してもらったり直接出向いたりする必要が無くなります。紙の連絡手段ではなく、社員が一斉に確認できるようなシステムを用いることで手間を省くことができます。このように、現代において今まで紙で管理していたものをデータで管理するようになることは、一般的になりつつあります。
今までの方法にとらわれ過ぎることなく、新たな方法で効率化等を行うことができる、という発想は重要です。特に名刺については直接業務に関係があることではありませんが、管理に時間を掛けず、すぐに参照ができるような状態にしておくことが大切で、それによって大幅な時短になり、結果的に業務の効率が上がります。今まで貰った名刺が大量にあり、管理に困っている方にはデータ化をおすすめします。
