皆さんは名刺を受け取った後、どのように保管しているでしょうか。
人によって保管方法は違いますが、名刺が増えてくると整理するのが大変になります。
中には、机の中にまとめて保管している方もいると思いますが、探すのに時間がかかってしまいます。
では、名刺はどのように整理すると良いのでしょうか。
せっかくいただいた名刺なので、ちゃんと整理をして大切に保管するように心がけていきましょう。
名刺交換後
名刺を交換した後は、なるべく早めのうちに交換した相手のことを、名刺の余白部分に書き込んでください。
書く内容としましては、名刺を受け取った日付、場所、用件、相手の外見上の特徴などを記入しておくと良いでしょう。
名刺の整理方法
年ごとに分類する
まず整理する前に、名刺サイズの収納ケースを用意してください。
今年貰った名刺には今年の年号、去年、一昨年と名刺交換を行った年ごとに分類しましょう。
そうすることで、新しい名刺、古い名刺を区別することができるので、整理もしやすくなります。
貰った年代が分からない場合は、年代不明の収納箱も準備しておくと便利です。
企業名ごとに分類する
年代別に分けたら、まず初めに今年分の名刺を取り出して、各企業を五十音順に並べていきましょう。
この時、大量に名刺がある方は、なるべく広いスペースで整理し、失くさないように気をつけてください。
それぞれの年代に応じて、企業名を順番通りに並べることができればより探しやすくなります。
個人名で分類する
同じ会社でも、それぞれ別の方から名刺を貰っている場合もあります。
企業ごとに分けた後は、さらに個人名で五十音順に並び替えることで、名刺が必要な時すぐに探し出すことができます。
また、名刺は定期的に見直さないとすぐに溜まってしまいます。
名刺交換を行ってから一度も連絡を取っていない、かなり昔に貰った名刺など不要なものは処分してください。
さらに、名刺には、個人情報が沢山記載されているので、廃棄する際はシュレッダーにかけることを忘れないようにしましょう。
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