ビジネスマンなら知っておくべき名刺管理方法

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ビジネスマンなら知っておくべき名刺管理方法

ビジネスマンなら知っておくべき名刺管理方法column

交流会や親睦会など名刺交換の場が多いビジネスマン。人によっては1度に数十枚といった枚数をもらうこともあるのではないでしょうか。名刺交換は人脈を広げたり、次のビジネスチャンスをつかんだりするためにとても大切なもの。だからこそ管理はきちんとしなければなりませんが、名刺を管理できていない人は少なくありません。そこで今回は、名刺を管理するメリットや、手軽に名刺を管理できるスマホアプリについてご紹介します。

名刺を管理するメリット

名刺をもらう回数が多いと、管理をすることがどんどん大変になってきます。ただ、管理しておかなければ連絡したいと思ったときにすぐに連絡先を探すことができませんし、探す時間もロスタイムとなってしまいます。

ビジネスマンが名刺を探すのに費やす時間は1回につき約6分とされており、それを年間に換算してみると約20時間もの時間が費やされていると考えられます。つまり、丸一日を名刺探しに使っていることになるのです。こうして時間を算出してみると、いかに名刺探しが時間を奪っているかが分かります。

名刺管理をすると、こういったロスタイムを減らすことができます。

必要な備品を発注するときなど、何かと必要になる名刺。すぐに探せるように管理しておくことがベストです。

企業全体で名刺を管理

企業全体で名刺を管理することによってメリットが得られるのは、営業担当だけではありません。他の部署にとっても有益です。では、企業にとって具体的にどのようなメリットがあるのでしょう。

・営業活動がしやすくなる

個人で管理するのではなく、企業全体で名刺を管理することで顧客情報を共有することができます。これにより、ビジネス戦略に沿ったターゲットが探しやすくなり、より効率的に営業活動を行えます。さらに、共有した顧客情報を画像やグラフなどにまとめられるので、より分かりやすく顧客を可視化することができます。

顧客情報を見やすく分かりやすくまとめれば、企業全体が効率的に動けるようになるため、営業活動もスムーズに進めやすくなります。

・クロスセルに繋がる

営業担当者が個人で名刺を管理していると、ほかの営業の人がその顧客の情報を知ることはできません。そのため、営業活動も自らが名刺を保有している顧客に対してしか行えません。しかし、顧客の情報を共有できる状態にしておくことで、クロスセルの機会を作ることができます。

例えば、ほかの営業部が販売している商品を自らの所属する営業部の顧客にも売ることができるような場合です。このような場合、営業のチャンスを増やすことができるのでより効率的に自社の商品を販売することができます。クロスセルの機会を作ることにより営業の幅を広げることができるため、契約の受注件数も増やせます。

・パートナー企業を探しやすい

企業がビジネスを行うには、協力してくれるパートナー企業が必要です。そのパートナー企業を探す際、名刺を管理していればすぐに適合している企業を探すことができます。メール配信やWebなどを利用してパートナー企業を探す企業もありますが、面識のない企業とビジネスを行う場合は自社の説明や営業担当者の紹介などを行わなければなりません。しかし、面識のある企業なら、そういった過程を省くことができます。また、接触のあった人なら営業のアプローチもしやすいため、効率よく販売パートナーを探せます。

このように、名刺を管理することは個人だけでなく企業にとっても沢山のメリットがあるのです。しかし、「面倒くさい」、「続かない」という理由から、管理を行えない人もいるはず。

近年は、そのような人でも簡単に名刺が管理できるスマホアプリが登場しており、多くのビジネスマンに活用されています。名刺管理アプリは種類が豊富ですが、どのようなアプリが人気なのでしょうか。

人気の名刺管理アプリとは?

・パソコンからもアクセスできる

名刺管理アプリには、スマホだけでなくパソコンからもアクセスできるようなシステムになっているものがあります。こういったタイプのアプリなら、オフィスでも外出先でも編集することができるため、常に情報を最新の状態にすることができます。

・電話帳に同期してくれる

名刺を読み取って情報を管理してくれるだけでなく、すぐに電話帳に情報を同期してくれるアプリがあります。自動で電話番号やメールアドレスを電話帳に入力してくれるため、自ら電話帳を編集する必要がありません。

・自動バックアップで安心のデータ管理

名刺管理アプリのなかには、自動バックアップ機能が搭載されたアプリもあります。こういったアプリの場合、スマホが故障してしまった場合でもデータを紛失することがないので、いざというときも安心です。

このように、アプリにはさまざまなタイプがあります。

名刺管理をすることによって、より有効にビジネスを行うことができるので、上記のようなアプリも活用して効率的に管理をしましょう。