名刺交換は、社会人にとって大事なマナーです。基本中の基本として、名刺交換のマナーを研修で学ぶ機会も多いのではないでしょうか。何度か練習しているうちにある程度のマナーを覚えてきて、手慣れてくる人も多いものです。しかし、いつもマニュアル通りのシチュエーションで交換ができるとは限りません。なかには、変則的なシチュエーションで交換をすることもあります。
そうなってしまったときはどう対応すればよいのでしょうか。今回は、そのなかからいくつかの例をピックアップして紹介します。
座敷で名刺交換をする場合
名刺交換というと、お互いに立った状態で行うというシチュエーションが一般的です。
しかし、名刺交換をする場面はさまざまなシチュエーションが考えられます。会食や商談などの場面によっては、座敷で交換をすることもあります。
そうなった場合は慌てずに、まずは相手の様子をみてから交換を行いましょう。
相手が座ったままであるなら、きちんと正座をして交換を行います。相手が立っているのであれば、こちらも立ったままで交換をするのが無難です。
立っている場合でも座っている場合でも、上座・下座の位置はきちんと把握しておきましょう。座敷(和室)の場合、床の間を背にする席が最上位の上座に当たります。床の間からもっとも遠い、もしくは入り口に近い席が下座に当たります。このマナーを踏まえた上で交換を行うことが大事です。
縦型の名刺を渡す場合
次に、縦型の名刺を渡す場合の方法を紹介します。
名刺は、縦型・縦書の形式が主流でした。日本語は本来縦書なので、縦型が向いているともいわれていました。しかし、インターネットの普及に伴って企業が横書の文書を書くことが多くなり、それに合わせて横型・横書の形式が一般的なものへと変化していきました。とはいえ、縦型のものもまだまだ見かけるので、それを交換する機会は当然あります。
縦型のものを渡すときは、「相手に向けて渡す」ことが基本です。これは縦型のものだけでなく、横型のものにもいえることです。
したがって、縦型のものは縦向きに渡すのがマナーです。
名刺入れがないときの対処法
名刺入れは、頂いた名刺をきちんと保管しておくのに必要なものです。また、名刺入れには頂いた名刺を乗せておく役割もあります。しかし、うっかり名刺入れを用意していなかった、忘れてしまったというミスが起こる場合があります。
そうなった場合は、代わりにビジネス手帳のポケットを活用してその場をしのぎましょう。複数の人から名刺を頂いた際に名刺入れがなければ、右手で名刺を受け取って左手に移します。その次に頂いたものは最初に頂いた名刺の下に重ねるようにしましょう。これは、最初に頂いた名刺（最も立場が上の人のもの）が一番上に来るようにするためです。重ねたあとは、タイミングを見計らってビジネス手帳などのポケットにしまっておきましょう。
名刺自体がない場合の対処法
「名刺がまだできていない」、または「切らしてしまっている」という場合は、正直に名刺がないということを相手に伝えましょう。「申し訳ありません、あいにく名刺を切らしておりまして」というようにお詫びを入れた後、次回必ず渡すという旨をしっかりと伝えましょう。
このとき、単に名刺を忘れた場合でも「名刺を忘れてしまいまして」というようなお詫びをするのは避けましょう。「初歩的な不注意をした」、ということで相手に失礼に当たります。たとえ嘘でも「名刺を切らしておりまして」という表現をしたほうが、相手に与える印象も変わります。
もちろん、そうしたお詫びだけで済ませず、しっかりと自身の社名、所属部署、氏名を口頭で告げて自己紹介をしましょう。
また、「後日郵送する」という方法もよく提案されますが、この方法は必ずしも得策とはいえません。
こちら側の誠意として相手側が受け取ってくれる可能性もありますが、人や会社によっては「名刺1枚をわざわざ郵送するなんて大げさ」と感じさせてしまう場合もあるからです。やはりお客様に会う次の機会をできるだけ早く設けて、改めて渡す機会を作るというのが確実かつ丁寧な方法だといえます。
臨機応変に対応できるようにしておこう
いかがでしたでしょうか。名刺交換は基本的なビジネスマナーなので、学校、研修会、勉強会などで学ぶ機会も多いものです。しかし、全シチュエーションを想定して学ぶということはなかなか難しいので、いざ想定外のシチュエーションになると焦ってしまうこともあります。想定外のシチュエーションであっても、まずは慌てず臨機応変に対応することが大事です。最初のうちは失敗もつきものです。失敗してしまっても、焦らずさまざまな対応を学んで身につけていくようにしましょう。
