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名刺の管理は難しくない

名刺の管理は難しくない

人とのつながりもできる名刺の重要性



最近のIT企業の中には、名刺自体がいらないと言い始める人も出てくるようになりました。SNSなどを使えば、だれでもすぐに検索できるということが理由です。しかし、実際のビジネスシーンにおいて、名刺はなくなっていません。なぜならば、それだけ有効だからです。今どきのIT言葉を借りるのであれば、確実に相手に伝えることができるツールである、ということになるでしょう。

世の中の人のすべてがSNSをおこなっているわけではありません。それどころか、嫌っている人も意外といるでしょう。ところが、名刺であれば簡単に作れるようになりましたし、ビジネスマンのほとんどが持っているため、どこでも交換ができます。いつでも名刺入れに入れておくことができますし、何か特別なことをしていかなければいけないわけでもありません。ましてや、SNSのように個人情報が出てしまいやすいこともないですから、安心感もあります。必要な情報を記載し、相手に渡すことによって、いつでもその情報を参照することができるでしょう。この手軽さは、ITがいくら便利になっても勝てない部分です。

そして何よりも、人の手で渡されることによって、イメージが異なるということも忘れてはいけません。いろいろな思い出や出来事とともに記憶に残ることを考えると、デジタルなデータだけでは解決できない部分があります。見た瞬間にさまざまな思い出を引き出し、どんなことがあったのかを考えることができれば、ビジネスチャンスが広がる可能性も出てくるでしょう。

問題は、こうした名刺を必要な時に出すことができるかどうかです。つまり、管理がしっかりできていなければ、ただの紙の山になってしまうことが、問題点としてあります。



デジタル化して共有する方法



最近の管理方法として増えてきたのが、デジタルデータ化です。煩雑になりがちな名刺ですが、いただいたその日にデジタルデータにしてしまうことによって管理しようという方法で、多くの企業が使い始めました。この方法の良いところは、情報が複数の人間の間で共有できるというところにあります。デジタルですので、引き出す端末があれば、だれでも見ることができるのです。現在では、スマートフォンで撮影したりする方法がとられており、その場でデータ化しておけば、必要な人間が必要な情報として手に入れることができます。アプリも多く出回っていますので、かなり便利になってきているでしょう。

デジタル化することによって、整理は一瞬で終わります。必要な時に、必要とする情報も簡単に検索できるようになりますので、分類分けしたりすることも単純です。電話番号から割り出しをかけられるサービスもありますし、撮った写真を文字データに変換してくれるところも珍しくありません。つまり、いったんデータに取ってしまえば、何もしないでも整理整頓してくれると考えていいでしょう。

ただ、問題もあります。デジタルなデータですので、データが消えてしまえば、情報もなくなってしまいます。それも、すべて失うのも一瞬です。管理している会社側のサーバーに問題が出れば、読み込めないことも出てきます。自社で管理しているのであれば、保守を間違えたとたんに、すべてを失うリスクがあることを承知しておくべきでしょう。これは、個人レベルでの管理でも同じです。だからこそ、紙媒体の名刺もしっかりと管理しなければいけません。



名刺は鮮度の高い順にするということ



名刺の管理方法として大切なことは、わかりやすくするということでしょう。いつでも取り出せるようにしておくということが重要ですが、昔ながらの方法が悪いというわけではありません。それどころか、非常に合理的な側面を持っていることも知るべきでしょう。

昔ながらの方法とは、長い名刺入れに五十音順で入れることです。この方法をとると、取り出しにくいと思うかもしれません。しかし、ルールを決めればまったくそんなことはなく、便利に使うことができます。もしも、取引先に分野があるのであれば、分野ごとに分けておくことからスタートします。そうしたものがなければ、五十音順に入れていきます。ここで大事なことは、時系列が新しいものを手前に入れるというルールです。新たに頂いた名刺は手前に入れ、何か用事があり見つけた名刺も手前に戻すということにします。こうしたルールを決めるだけで、情報の鮮度が高いものは手前に来るでしょう。あまり見ることのない名刺は、どんどんと後ろに下がっていきます。必要な名刺は前に来るのですから、取り出しやすくなりますし、見つけるのも簡単です。何かあったときに活用もしやすいでしょう。ルールを決めるだけで、活用の幅が一気に変わってきますので、整理をする前に決めておくことが大切です。

これだけで、活用の幅はかなり広がっていくでしょう。デジタル化するだけが方法ではありませんので、うまく情報を活用することが大切です。



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