営業先や取引先で行う“名刺交換”。これによって相手に良い印象を与えられるか、悪い印象を与えてしまうかが決まってきます。そのため、社会人なら正しい名刺交換方法を知っておく必要があります。初対面の人に好印象を与えるために、ここでは正しい名刺交換方法と困ったときの対処法について紹介します。
名刺はこう渡す！ 基本の渡し方とは
名刺交換を行う場では、すぐに名刺を渡せるように手元に準備しておきます。渡す順序は、訪問者が先です。上司と一緒に訪問するなら、上司から先に渡し、次に部下が渡すのが基本的な流れです。渡すときに座ったまま行うのはマナー違反です。正しくは、立ち上がって渡しやすい位置まで相手に近付いてからです。
渡し方は、「片手で持ってもう片方の手を添える」。このとき、社名や部署名、名前が相手に見えるように渡します。相手が持っている名刺よりも低い位置で渡すと、相手を敬っていることをアピールできます。渡すタイミングで社名や部署名、名前を名乗ります。これが正しい渡し方の流れです。
丁寧に受け取って好印象を
名刺を受け取るときには、「頂戴いたします」と言いながら両手で受け取ります。もしも同時に交換するときには、右手で渡して左手で受け取ります。
受け取った後は胸の高さで持ち、名前を口に出して読みます。読み方が分からないときには「何とお読みすればよろしいでしょうか」と聞き、読み方を書いておくことが望ましいといえます。名前を間違えて覚えてしまっては、失礼にあたります。読み方を書くときには、名刺に記入していいのか許可を取ると相手は「覚えようとしてくれているのだ」と感じ、好印象を与えることができます。
受け取った名刺を収めるタイミングはいつ？
どのタイミングで名刺を収めると良いのかを迷ってしまう人は多いのではないでしょうか。受け取った後、すぐに名刺入れへ収めるのは止めましょう。話が終わるまでは、机の上に置いておきます。自分の名刺入れの上に、あるいは直接テーブルの上に置くのが基本です。
複数の相手と交換する場合には、すぐに相手の顔と名前を一致させるのが難しいかもしれません。そんなときには、席に座っている通りに名刺を並べましょう。
交換時のタブー
社会人であれば、できて当たり前の名刺交換。しかし、なかには正しいマナーを知らない人もいます。例えば、ポケットや財布から出して折れ曲がっている見た目のよくない名刺を出す人、受け取った名刺の裏側をメモ用紙代わりに使う人。このような行為は失礼にあたるため、交換する際には注意が必要です。
予想外の出来事もある！
基本的な交換方法を覚えても、その通りにいかないことがあります。予想外の出来事があったら、臨機応変に対応することが大切です。ここでは、名刺がないとき、相手に先に出されてしまったとき、相手と名刺のデザインの向きが違うとき、相手が低く渡してくるとき、どのように対処したらいいのか紹介します。
名刺がない
名刺交換をしようと考えた際に、オフィスに忘れてしまった経験はありませんか。
そんなとき、「忘れてしまいました」と正直に伝えるのではなく、「ただ今、切らしております」と伝える方が望ましいとされています。
オフィスに戻ったら、お詫びの文章と名刺を添えて郵送するようにしましょう。
相手に先に出されてしまった
名刺入れは手に持っておく、あるいはカバンからすぐ取れる位置に置いておくのが基本です。しかし、カバンに入れたはずなのにどこにいったか分からなくなることがあるかもしれません。そのようなときには、相手から先に渡してくることがあります。訪問者から先に渡すのが暗黙のルールではありますが、相手が先に渡そうとしているなら失礼のないように受け取りましょう。その後、「申し遅れました」と伝えながら自分の名刺を渡します。
自分は横型、でも相手は縦型
自分は横型で相手は縦型の名刺を持っている、あるいは自分が縦型で相手が横型の名刺を持っている。そんなときには、渡し方に困ってしまうのではないでしょうか。相手と名刺の向きが違う場合には、相手の正面に名前がくるように渡すのが基本です。
相手が低く渡してくる
名刺は訪問者が相手を敬うために低く渡すと述べましたが、訪問先の人がこちらよりも低く渡してくることがあります。相手よりもさらに低くしようとどんどん下がっていっては、いつまで経っても渡すことができません。そのようなときには、相手と同じ位置で渡すようにしましょう。
基本を知るのは当たり前！ 予想外の出来事も想定しておく
スムーズに名刺交換を行うためには、基本を知っておくことが大切です。社会人なら知っていて当たり前のことですが、正しくできていない人は意外と多くいます。この機会に正しい交換方法を覚え、社会人としてのマナーを身に付けてみてはいかがでしょうか。ただ、交換する際には予想外の出来事が起こることもあります。練習通りにいかないからといって、慌てないようにしましょう。正しい交換ができ、さらに予想外の出来事にも臨機応変に対応できると好印象を与えられるはずです。
