ビジネスシーンにおいては、名刺交換が当たり前のように行われます。しかし、当たり前だからといっておざなりに済ませていいわけではありません。なんのために交換をするのかを考え、目的をもって臨むことで、ビジネスをより円滑に進めていくことが可能となります。ここでは、そんな名刺交換の基本ともいえる内容を改めて振り返っていきます。
名刺交換をする3つの理由
なんとなくどんな場所でも行われている名刺交換。これを行う理由は、主に3つに分けられます。
挨拶、話のつかみとして
名刺交換は、初めて相対する者同士の挨拶の一部として定着しています。ビジネスシーンにおいては形式化されており、交換を行うことで挨拶が完了し、次の話へと進められるようになります。
これだけなら口頭で自己紹介をして握手をするのと何も変わりませんが、名刺はさらに、相手との話のきっかけにもなります。名前以外にもさまざまな情報が載っているので、アピールポイントを駆使して相手によい印象を持ってもらうこともできますし、相手の名刺から話題を見つけて話を広げていくこともできます。このように、まだお互いのことを知らない者同士が打ち解け合う“アイスブレイク”のきっかけとして、名刺を使うことができるのです。
所属や立ち位置を明らかに
名刺交換は、自分の所属などを相手に明らかにする役割も持っています。アポイントメントを取っている場合はある程度お互いの企業、組織などの情報を持っているといえますが、今から話をする目の前の人を知っているかというとそうではありません。所属や役職、どのような立ち位置で仕事をしているのかが名刺には書かれているので、相手が少なからず持っているだろう不審感を払拭することができます。また、相手がどんな人物なのかを知っておけば、「この人にこの話をしていいのだろうか」といった迷いもなく、いろいろな話をしやすくなります。逆もしかりで、自分がどんな人物かを相手に知ってもらえれば、気持ちよく話してもらうための第一歩となりえます。
もちろん、飛び込み営業など相手が自分のことをほとんど知らない状況においては、さらに重要。このとき、名刺が端的でわかりやすくできていれば、自分のことをスムーズに伝えることができます。
人脈を作る
名刺交換をすると、お互いの連絡先を交換することにもなります。つまり、人脈を作る手段としても機能しているのです。
名刺交換をし、その場で取り決められたビジネスにひと通りの区切りがついても、人間関係は終わりではありません。相手が何か新しいビジネスを考えたとき、名刺があれば、再度連絡してもらえる可能性があります。もちろん、受け取った側としても、相手との相性がよければ声をかけることができます。
このような新たなチャンスを取り逃がさないために、人脈はとても重要なものとなります。自分の名刺を多くの人へ配るほど、また多くの人の名刺を集めるほど人脈は広がっていきますので、交換は重要なのです。
名刺交換で得られる2つのメリット
名刺には、大きなメリットとなりうる役割が2つあります。
PRの絶好の機会
名刺は、単なる挨拶のためのツールには留まらず、小さい広告としての役割もあります。そして、交換の場では相手に必ず受け取ってもらえるというメリットがあります。
一般的にいうPRとは、お金をかけて顧客などに自分たちのことを知ってもらうための活動のこと。しかし、PRを重ねただけその効果が得られる、というわけではありません。一方、名刺は間違いなく相手に受け取ってもらえるため、成功率の高いPRだということができます。
“PRの手段となる”という役割を考えたとき、必要なことが書かれているだけのものや、とりあえず情報を詰め込んでいるだけのものなどでは、大した効果は期待できません。相手の印象に残りにくく、その場の話し合いがもしかしたら円滑に進まなくなるかもしれません。さらに、その次のビジネスチャンスにもつながりにくくなります。
そのため、名刺を重要なPRツールと考え、オリジナリティがあって見やすく、印象に残るようなものを用意することも大切です。
自分たちの士気を上げる
名刺の持つ役割は、相手に対するものだけではありません。常に携帯することで、自分の士気を上げる役割も持っています。
例えば、役職に就いている人はその役職に応じた責任を負うことになります。もちろん名刺にもその役職が記載されているため、対外的にもその役職の人と認識されます。これにより、責任ある立場の仕事をしなければならない、という風にやる気を起こすことができるのです。また、名刺を持つことによって、その会社や組織の一員だということが意識できます。
基本に立ち返って
名刺交換は当たり前に行うものである一方、大切な役割をいくつも備えています。以上の点に立ち返りながら、交換をすることで、その後の長期的な利益につなげることができます。
