名刺交換で終わってはいけない!名刺交換後のマナー

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名刺交換で終わってはいけない!名刺交換後のマナー

名刺交換で終わってはいけない!名刺交換後のマナーcolumn

ビジネスにおいて大切なことはいくつかあり、そのなかのひとつに”名刺交換”があります。名刺交換は初めて営業先を訪れたときなどに行うものであり、自分の第一印象を決める重要なものです。そのため、交換をする際にはマナーを守って行うことが大切です。しかし、ここでポイントとなるのが交換だけで終わってしまってはいけないということ。交換後には、お礼も必要なのです。

ここでは、知っておきたい名刺交換後のマナーについてご紹介します。

“お礼”は忘れずに

名刺を交換した後に行わなければならないのが、相手への”お礼”です。名刺交換の場でもお礼は一度言いますが、交換後のお礼はマナーのひとつでもあるので、相手から名刺をもらった後は必ず行うようにしましょう。お礼の方法には電話やお礼状などの方法がありますが、一般的に行われているのはメールです。相手も都合のよい時間に見ることができるため、お礼をする際にはメールが適しています。また、お礼を行うことで、相手によりよい印象をもってもらうこともできます。

名刺交換後に行うお礼には、改めて感謝の気持ちを伝えるほか、“相手への印象付け”、“今後の人脈作り”といった役割があります。少人数で交換するときはまだしも、大人数で交換をする場に立ち会った場合、一度にさまざまな人から名刺をもらうため、“誰がどの人であったか”を思い出せなくなってしまうこともしばしば。相手にも同じようなことがあるかもしれません。そのようなときに、後からお礼メールがあると、誰だったか思い出してもらえるとともに、相手に「誠実な人だ」という印象を持ってもらうこともできます。名前を覚えてもらいやすいといった面もあるので、効果的です。

また、名刺交換だけで終わらずお礼を入れることによって、その後も継続してコミュニケーションが取りやすくなります。人脈は一度で作りきれるとは限らないので、次に繋がるようなアクションを起こすことが必要です。名刺交換後のお礼は、そのアクションとして有効だといえます。

お礼メールは早めに

お礼のメールは、可能な適切なタイミングで送ることが望ましいとされています。対応が早ければ早いほどよい印象を持ってもらいやすくなるため、できれば名刺交換後、翌日までには相手へお礼メールを送っておきたいものです。また、もらってすぐに送ることによって、記憶が新しいうちに改めて思い出してもらえるため、時間が経って送るよりも強く印象を残すことができます。

一口にお礼といってもその方法はさまざまですが、最もふさわしいのは“メール”だとされています。電話でもよいのですが、その場合相手の時間を割いてしまうことがあるためあまりよい方法とはいえません。よかれと思ってしたことが逆に裏目に出てしまう可能性もあるため、名刺交換のお礼はメールが無難だといえます。

お礼メールの作成をするときのポイント

相手によりよい印象を持ってもらうためには、メールの内容も大切です。いくつかのポイントを押さえるだけでもらって嬉しい好感度の高いメールにすることができるので、覚えておいて損はありません。

以下では、メールを作成するときのポイントを紹介します。

・件名は具体的に

名刺交換は一度にさまざまな人と行うことも少なくないため、相手が “どこの誰からきているものか”をすぐに判断することができるよう、件名は会社名や所属部署などを明記し、可能な限り具体的にすることがポイントです。

・積極的な内容に

名刺を交換しただけで終わってしまった場合は、お礼の言葉だけでもOKです。しかし、交換の際に少しでも相手と会話をしたのなら、その内容を織り交ぜた文面にすることができます。会話の具体的な内容を書くことによって相手も顔と名前を一致させやすくなりますし、「話を覚えていてくれたんだ」と嬉しい気持ちになります。話の内容は、必ずしもビジネスに関わりのあるものでなければいけないわけではありません。プライベートな内容でも、失礼にならない範囲内ならOKです。

名刺交換時に話した内容を盛り込みながら、自分の感想を書いたり、「次回も話したい」と書いたりすることによって相手の印象にも強く残ります。

お礼メールを作成するときのポイント

どんなにお礼の気持ちを込めていても、相手に失礼な印象を与えてしまう文面では本末転倒です。そんな事態を避けるためにも、ここではお礼メールを作成するときの注意点についてご紹介します。

・敬意のある文章にすること

相性がよく気が合ったからといって、メールの文面が馴れ馴れしくなってしまうのは好ましくありません。節度を保った文面にするようにしましょう。また、丁寧なメールを送ることによって、“メリハリのある人”と好印象を持ってもらうこともできます。

・文章は端的に

丁寧なメール、分かりやすいメールにすることはもちろん大切なのですが、それによって文章が長くなってしまうのは避けたいものです。メールを読むために相手の時間は割かれるわけですから、長い文章になると相手に迷惑をかけてしまいます。そのため、文面は分かりやすく端的にまとまったものにすることがポイントです。

お礼メールをきっかけに

このように、メールの文面を少し工夫するだけで人脈を広げやすくなります。お礼メールをきっかけに相手とのビジネスが始まることもあるので、上記のようなポイントを押さえて相手の心をつかむメールを作成してみましょう。