社会人になるとさまざまな会社の人と名刺交換を行うことから、どんどん名刺が増えていきます。そこで、覚えておきたいのが管理方法です。スマートフォンを活用して管理するデジタル派が増えているものの、今もなおホルダーなどで管理するアナログ派は多数います。アナログで管理する際に大事なのが、管理ルールを決めることです。ここでは、アナログで管理を行う際に役立つ管理術をご紹介します。
名刺管理はホルダーと整理箱のどっちがいい？ おすすめアナログ管理法
アナログで管理するには、まずどのような方法で行うのかについて考える必要があります。輪ゴムでまとめて引き出しに入れておく人がいるかもしれませんが、これだと後から探すときになかなか見つからず、苦労してしまいます。そこで大事になってくるのが、“探しやすさ”です。
名刺の管理方法として、ホルダーを使う人は多いのではないでしょうか。この方法では収納できる枚数に限りがあるものの、隅などを折り曲げることなく綺麗に収納できます。さらに、ホルダーならカバンにも入るため持ち運びにも便利です。なお、名刺が増えるにつれて並び替えに苦労してしまうこともあります。1,000枚単位で多く名刺を貰う人にはホルダーでの管理が難しく、見つけにくくなるかもしれません。
そこでおすすめなのが、“名刺整理箱”です。このツールだと並べ替えが簡単にでき、かつ多くの枚数を収納できます。頻繁に名刺を貰う人は、名刺整理箱で管理するのがおすすめです。この方法なら、名刺を探すときすぐに見つけることができます。
時系列で並べて探しやすさアップ！ 手帳との併用も有効
「相手から貰った名刺を探しているけど見つからない……」。そんな経験をしたことのある社会人は多いかもしれません。そこで、こうした問題を解決するために綺麗に整理する方法として、“時系列”による管理方法が挙げられます。名刺に日付を記入する際は、直接記入する、あるいは付箋紙を貼って記入する方法があります。時系列で並べるなら、貰った当日に日付を記入するのがおすすめです。後日記入すると、いつ貰ったのかを忘れてしまう可能性があるからです。
さらに綺麗に整理するには、年ごとに分けて管理する方法もあります。年ごとに分けると、使う名刺と使わない名刺を明確にすることができます。長期間使っていない名刺があるとわかれば処分できるので、管理が楽になります。
年ごとに分け、さらに細かく1ヶ月ごとに日付順で並べると、より見やすくなります。ただ、時系列で並べても期間が空くと名刺をいつ貰ったのか忘れてしまうことがあります。そこでおすすめなのが、手帳と併用する方法です。“企業名”、“個人名”を記載しておくと、後から探すときに手帳を見ただけですぐに日付が分かります。他にも、会話の内容などを手帳に記載しておくと、名刺交換を行った際の記憶が甦り、相手の人物像などを思い出せるはずです。
インデックスで仕事の効率アップ！ 思い出しやすいように作るのがコツ
迅速に目当ての名刺を見つけられると、仕事の効率はアップします。そのためには、インデックスをつけるのがおすすめです。これだけで見つけるのが一気に楽になります。
インデックスは、自分が思い出しやすいように作ると見つけやすくなります。例えば、会社名が思い出しやすい人は会社名ごとにインデックスを作る、個人名が思い出しやすいなら個人名ごとにインデックスを作る。このようにインデックスを作ることで、探しやすさが格段にアップします。インデックスは50音順にするのが一般的ですが、新しい順に並べるなど、その他の方法もあります。
名前や会社名が思い出せない……そんなときに役立つジャンル別管理
名刺をどのように並べるかで、探しやすさは変わってきます。順番としてよくあるのが、名前順や会社順などで並べる方法です。このように並べて探しやすい人もいるかもしれませんが、名前や会社名を思い出せないと探すのに時間がかかってしまいます。
そこでおすすめなのが“会社のジャンル別”に並べることです。ジャンル別の管理方法では、金融関連や製造関連など業種ごとに分けて管理します。会社のジャンル別に分け、さらに会社名ごとに分けると、すぐに名刺を探さなければならなくなったときにすぐに見つけられます。名前や会社名が思い出せなくても、どのジャンルを探しているのかが分かれば、名前や会社名が次々と思い浮かんでくるはずです。
一工夫するだけでアナログ管理が楽になる
いかがでしたか？上で紹介した4つのアナログ管理術を実践することで、綺麗に名刺を整理できます。管理を一工夫するだけで探す時間を短縮できるため、仕事の効率を格段にアップさせることが可能です。ただ見やすいように並べるだけでなく、使わない名刺を処分することも管理を行う際には大切なことです。名刺を探すのに苦労している人や名刺をどのように並べたらいいのか迷っている人は、今回ご紹介した“名刺管理術”をぜひ試してみてください。
